Huishoudelijk reglement

De schaakvereniging 'SHAH MATA' tracht het in artikel 3 van de Statuten genoemde doel te bereiken door:

1. aansluiting bij en samenwerking met de Koninklijke Nederlandse Schaakbond en de Rotterdamse Schaakbond;
2. het houden van huishoudelijke wedstrijden;
3. het spelen van wedstrijden met andere verenigingen, al of niet in bondsverband;
4. het bevorderen van deelneming aan wedstrijden, die door de onder sub 1 genoemde bonden worden georganiseerd;
5. het uitgeven van één of meer periodieken;
6. het maken van propaganda voor het schaakspel;
7. het organiseren van een jeugdafdeling;
8. andere hiertoe geschikte middelen.

De vereniging is gehouden alle beslissingen en richtlijnen, uitgegeven door de in Artikel 1 bedoelde bonden, na te komen.

1. Men kan lid worden van de vereniging door zich te melden bij de secretaris. Men is dan kandidaat-lid.
2. Elk kandidaat-lid zal voorgesteld worden aan de leden. Indien binnen een maand na deze kennismaking geen bezwaren zijn gemaakt tegen toetreding van het kandidaat-lid, dan is deze deze lid van de vereniging.
3. Worden er binnen de gestelde periode wél bezwaren gemaakt, dan dienen deze ter kennis gebracht te worden van de leden. Op de eerstvolgende speelavond wordt bij stemming uitgemaakt of toetreding al of niet gewenst is.

Het bestuur kan van de wettige vertegenwoordiger van een minderjarig lid schriftelijke toestemming tot diens toetreding verlangen.

Ten aanzien van kandidaat-leden die door andere verenigingen geroyeerd zijn, wordt gehandeld in overeenstemming met de bepalingen welke dienaangaande zijn vastgesteld door de in Artikel 1 genoemde bonden.

1. Elk lid verplicht zich om de verschuldigde contributie bij vooruitbetaling te voldoen.
2. De contributie vangt aan in de eerste kalendermaand, volgende op die, waarin het kandidaat-lid zich heeft aangemeld.
3. De hoogte van de contributie, alsmede de periode waarover deze moet worden voldaan, wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
4. Leden, die de leeftijd van 18 jaar nog niet hebben bereikt betalen een gereduceerde contributie, welke ten hoogste tweederde van de vastgestelde contributie bedraagt. De hoogte van de gereduceerde contributie wordt door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
5. De contributie van aspirant-leden is gelijk aan die van leden.
6. Het bestuur kan, wanneer het daartoe bijzondere redenen aanwezig acht, uitstel, vermindering of vrijstelling van contributiebetaling verlenen.
7. Dubbel-leden, dwz. leden die ook bij een andere club binnen de Rotterdamse Schaakbond lid zijn, betalen betalen een contributie, waarop de contributie voor de Rotterdamse Schaakbond in mindering is gebracht.

1. Leden en ereleden hebben het recht de ledenvergaderingen bij te wonen en hebben stemrecht op de Algemene Ledenvergadering. Zij kunnen op de agenda van de Algemene Ledenvergadering voorstellen plaatsen en tijdens de vergaderingen moties indienen.
2. Aspirant-leden hebben het recht de ledenvergaderingen bij te wonen, maar hebben geen stemrecht. Zij kunnen op de agenda van de Algemene Ledenvergadering voorstellen plaatsen, maar hebben geen recht moties in te dienen. Tijdens de vergaderingen kunnen zij wel vragen stellen.
3. Aspirant-leden hebben het recht de ledenvergaderingen bij te wonen, maar hebben geen stemrecht. Zij kunnen op de agenda van de Algemene Ledenvergadering voorstellen plaatsen, maar hebben geen recht moties in te dienen. Tijdens de vergaderingen kunnen zij wel vragen stellen.
4. Een lid dat tevens erelid is, is vrijgesteld van contributiebetaling.

1. Ieder lid speelt zoveel mogelijk mee in de interne competitie en wordt voor zover mogelijk voor andere wedstrijden opgesteld.
2. Ieder lid wordt zoveel mogelijk naar speelsterkte ingedeeld.
3. Ieder lid moet zich rustig gedragen tijdens de speelavonden, alle overige wedstrijden en bijeenkomsten. Tevens moet hij alle partijen, waarbij hij de vereniging vertegenwoordigt uitspelen

1. Beëindiging van het lidmaatschap moet schriftelijk aan de secretaris ter kennis wordt gebracht.
2. Over de periode als bedoeld in Artikel 6 lid 3, waarin opzegging plaatsvindt is nog contributie verschuldigd.
3. Indien contributie is voldaan voor een langere periode dan in lid 2 is bedoeld, kan te veel betaalde contributie worden gerestitueerd.

1. Leden met drie of meer maanden contributieschuld kunnen, na voorafgaande aanmaning, door het bestuur worden geroyeerd. Van een dergelijk royement zal op de daartoe aangegeven wijze door het bestuur bekrachtiging worden gevraagd bij de betreffende Rotterdamse Schaakbond Het lid kan hiertegen bezwaar indienen bij het bestuur van de Rotterdamse Schaakbond.
2. Leden, die zich schuldig maken aan wangedrag of handelingen, die de goede naam van de vereniging kunnen schaden, kunnen door het bestuur worden geschorst voor de tijd van ten hoogste drie maanden. Een binnen deze termijn te houden ledenvergadering beslist over eventuele uitzetting of opheffing van de schorsing.
3. Gedurende de schorsing verliest het betreffende lid zijn rechten, doch de verplichtingen jegens de vereniging blijven gehandhaafd.
4. Geschorste leden hebben echter wel toegang tot de Algemene Ledenvergadering, voor zover het de beraadslaging over hun schorsing betreft.

Wanneer een lid de eigendommen van de vereniging beschadigt of vervreemdt beslist het bestuur welke kosten door dit lid moeten worden vergoed. Het betreffende lid kan zich beroepen op de uitspraak van de Algemene Ledenvergadering. Indien hij geen gevolg geeft aan de uitspraak van deze ledenvergadering kan uitzetting volgen.

Donateurs hebben voor een jaarlijkse bijdrage recht op toezending van het verenigingsperiodiek.

1. Het bestuur bestaat uit tenminste drie personen, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
2. Indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan het bestuur bij besluit van de Algemene Ledenvergadering worden uitgebreid.
3. Gestreefd wordt naar benoeming van gekwalificeerde kandidaten.

1. Bestuursleden worden in functie door de Algemene Ledenvergadering gekozen.
2. De bestuursleden treden beurtelings af. De voorzitter, de penningmeester en de eventueel aanwezige functionaris overeenkomstig Artikel 21 treden af in de oneven jaren. De overige treden af in de even jaren.
3. Ieder bestuurslid kan zich na het verstrijken van deze periode terstond herkiesbaar stellen.
4. De leden kunnen kandidaten stellen voor een bepaalde bestuursfunctie, welke kandidaatstelling door tenminste drie stemgerechtigde leden moet worden ondersteund en uiterlijk twee dagen voor de Algemene Ledenvergadering ter kennis van de secretaris moet worden gebracht.
5. Het bestuur heeft het recht op de Algemene Ledenvergadering kandidaten te stellen.

1. Een bestuurslid kan in een bestuursvergadering met tenminste tweederde van de uitgebrachte geldige stemmen in de uitoefening van zijn functie worden geschorst en door de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering van zijn taak worden ontheven. Deze ledenvergadering dient binnen twee maanden gehouden te worden.
2. De voorzitter of secretaris, die een dergelijk voorstel indient, of heeft ontvangen van één van de andere bestuursleden, belegt ten spoedigste een vergadering van het bestuur.
3. In geval van schorsing van een bestuurslid volgens lid 1 voorziet het bestuur in de vacante functie overeenkomstig Artikel 15.
4. Een geschorst bestuurslid verliest al zijn bevoegdheden als bestuurslid. Tevens dient hij alle bescheiden die betrekking hebben op zijn bestuursfunctie ter beschikking van het bestuur te stellen.

1. Bestuursvergaderingen worden belegd op verlangen van de voorzitter of van tenminste twee andere bestuursleden.
2. Een bestuursvergadering is niet tot besluiten bevoegd, als de meerderheid niet aanwezig is.
3. Staken de stemmen op een bestuursvergadering, dan vindt herstemming plaats; staken de stemmen opnieuw, dan beslist de voorzitter.

1. De voorzitter geeft algehele leiding en houdt toezicht op het verreningsleven. Hij is de officiële woordvoerder van de vereniging.
2. Hij draagt zorg voor het naleven van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement en verdere regelingen en bepalingen.
3. Hij is belast met de leiding van de vergaderingen en heeft het recht deze te schorsen. Hij heeft het recht de discussies te sluiten, doch is verplicht verdere besprekingen toe te laten, als minstens driekwart van de aanwezige leden zulks verlangt.
4. Hij draagt zorg voor de uitvoering van de genomen besluiten en tekent zoveel mogelijk alle van de vereniging uitgaande stukken; voor zover zij van financiële aard zijn tezamen met de penningmeester en overigens tezamen met de secretatis.
5. Hij heeft het recht van leder bestuurslid te allen tijde verantwoording te vragen over het beheer van dat gedeelte van de administratie, dat aan diens zorgen is toevertrouwd en kan daartoe inzage nemen in boeken, bescheiden, kas, enzovoorts.
6. Het bestuur benoemt uit zijn midden een vice-voorzitter, welke bij ontstentenis van de voorzitter in zijn plaats treedt.

1. De secretaris of diens plaatsvervanger houdt de notulen van alle vergaderingen, voert in het algemeen de correspondentie namens en in overleg met het bestuur.
2. In de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering brengt hij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
3. Hij heeft het beheer over het archief, waarin alle originele inkomende stukken en de kopieën van de uitgaande stukken worden gedeponeerd.
4. Hij is eveneens belast met het uitvoeren, van alle verplichtingen die voortvloeien uit zijn functie en het lidmaatschap van de vereniging van de Koninklijke Nederlandse Schaakbond en de Rotterdamse Schaakbond.

1. De penningmeester is belast met de behandeling van de financiële zaken. Hij beheert het kapitaal van de vereniging.
2. Hij is verantwoordelijk voor alle door hem beheerde gelden en hij is verplicht daarvan jaarlijks rekening en verantwoording te doen op de Algemene Ledenvergadering en voorts, behalve aan de in Artikel 29 nog nader genoemde kascommissie, ook te allen tijde aan de voorzitter, op diens verzoek inzage van zijn bescheiden te geven. Door hem moeten, behalve een kasboek, de bescheiden en registers, die vereist zijn voor een behoorlijke controle op het financiële beheer, worden bijgehouden.
3. Bij eventueel tussentijdse aftreding brengt hij verslag uit aan de kascommissie en doet rekening en verantwoording, waarna hij tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering wordt vervangen door een overeenkomstig Artikel 14 te benoemen functionaris.

1. Eén van de bestuursleden is belast met de goede orde gedurende de speel- en westrijdavonden, alsmede met de organisatie van alle wedstrijden, uitgeschreven door de vereniging.
2. Wanneer voor deze taak een afzonderlijke functionaris wordt benoemd, dan luidt zijn functienaam: ‘wedstrijdleider’.
3. Er wordt naar gestreefd dat een dergelijke functionaris een door de KNSB gediplomeerde wedstrijdleider is.
4. Hij heeft de algehele leiding over het gehele wedstrijdwezen, direkt of indirect de vereniging betreffend.
5. Hij is belast met de indeling van de groepen en de opstellingen van de teams die als zodanig de vereniging vertegenwoordigen.
6. Hij ziet toe op het regelmatige en correcte verloop van het spel in overeenstemming met de van toepassing zijnde reglementen.
7. Op elke Algemene Ledenvergadering is hij verplicht van zijn werkzaamheden en van het wedstrijdwezen verslag uit te brengen.
8. Hij kan zich in de uitoefening van zijn taak laten bijstaan door één of meer assistenten. Voor deze assistenten is het niet vereist, dat zij bestuurslid zijn.

1. Eén van de bestuursleden is belast met Public Relations en verenigingszaken. Hij stimuleert het schaken in het algemeen en in het bijzonder dat van de vereniging.
2. Hij besteedt aandacht aan de uiterlijke vorm van wedstrijden, bijeenkomsten, enzovoorts.
3. Hij verwerft en onderhoudt contacten met sponsoren.
4. Wordt voor deze taak een afzonderlijke functionaris benoemd, dan luidt zijn functienaam: ‘bestuurslid PR en vereniginszaken’.

1. Eén van de bestuursleden is belast met de stimulering en de verzorging van het schaken onder jeugdige personen.
2. Indien zulk een bestuurslid wordt benoemd, wordt er naar gestreefd dat deze een door de KNSB gediplomeerd jeugdleider is.
3. Wordt voor deze taak een afzonderlijke functionaris benoemd, dan luidt zijn functienaam: ‘jeugdleider’.

1. Eén van de bestuursleden is belast met het beheer en de zorg voor het materiaal.
2. Hij houdt de inventarislijst bij vermeldende alle bezittingen aan materiaal van de vereniging.
3. Hij is belast met de zorg van een eventuele bibliotheek.
4. Wordt voor deze taak een afzonderlijke functionaris benoemd, dan luidt zijn functienaam: ‘commissaris van materiaal’.

Het bestuur is verplicht tenminste één van zijn leden als afgevaardigde naar de Ledenvergadering van de Rotterdamse Schaakbond te zenden. Indien niemand van het bestuur hiertoe in de gelegenheid is, dan dient door het bestuur één van de leden hiertoe een schriftelijke volmacht te worden verstrekt om als zodanig de vereniging te vertegenwoordigen.

1. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
2. Dit dagelijks bestuur behandelt die aangelegenheden die geen uitstel gedogen, almede de zaken die het wordt opgedragen. Het deelt zijn besluiten ter bekrachtiging mee op de eerstvolgende bestuursvergadering.

Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering worden onder andere aan de orde gesteld:

1. het jaarverslag van de secretaris;
2. de rekening en verantwoording van de penningmeester;
3. het rapport van de kascommissie;
4. décharche van de penningmeester voor het gevoerde beleid, wanneer het rapport van de kascommissie daartoe aanleiding geeft;
5. een verslag van elk volgens de in Artikel 21 t/m Artikel 24 met een speciale taak belaste bestuursfunctionarissen;
6. vaststelling van de contributie;
7. de begroting voor het nieuwe verenigingsjaar;
8. de verkiezing van het bestuur;
9. de benoeming van kascommissieleden voor het nieuwe verenigingsjaar;
10. de vaststelling van het programma voor het nieuwe verenigingsjaar.

Is een bestuurslid verhinderd een Algemene Ledenvergadering bij te wonen, dan zal hij ervoor zorgen, dat eventuele stukken op de vergadering aanwezig zijn.

1. Op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering wordt uit de leden een comissie gekozen, bestaande uit tenmisnte twee leden. De commissie wordt belast met het nazien van de rekening en verantwoording van de penningmeester en de balans van de vereniging. Ook wordt een plaatsvervangend lid gekozen.
2. De commissie, genaamd ‘kascommissie’, doet van haar bevindingen verslag aan de Algemene Ledenvergadering, waarna deze beslist of aan de penningmeester décharge zal worden verleend voor zijn beheer over het afgelopen verenigingsjaar.
3. Het daartoe door de kascomissie te houden onderzoek zal gehouden worden minstens veertien dagen voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.

1. Om behandeld te kunnen worden moeten voorstellen tijdig voor de Algemene Ledenvergadering schriftelijk bij de secretaris zijn ingediend. Op verzoek van de indiener kan het bestuur tijdens de vergadering voorstellen aan de agenda toevoegen.
2. Het bestuur is echter gerechtigd staande elke vergadering voorstellen te doen, ook al komen deze niet op de agenda voor.
3. Tijdens de ledenvergaderingen kunnen moties worden ingediend, die in stemming moeten worden gebracht.

Een Algemene Ledenvergadering kan voor bijzondere doeleinden fondsen instellen. Deze fondsen worden beheerd door de penningmeester.

1. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd, tenzij het bestuur of de Algemene Ledenvergadering schriftelijke stemming geacht wenst.
2. In geval van schriftelijke stemming wordt een uit de leden gekozen stembureau bestaande uit drie personen belast met het innemen en tellen van de stembriefjes.
3. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan.
4. Voor zover niet uitdrukkelijk anders is bepaald, beslist bij alle stemmingen de gewone meerderheid van de geldige stemmen.
5. Bij de berekening van de gewone meerderheid worden blanco stemmen, alsmede onduidelijk ingevulde stembriefjes als ongeldig beschouwd.

1. Verkiezingen van bestuursfunctionarissen geschiedt één voor één.
2. Wordt bij verkiezing van een persoon de eerste maal geen gewone meerderheid verkregen, dan heeft een nieuwe stemming plaats. Wordt ook dan geen gewone meerderheid verkregen, dan moet herstemming plaatshebben tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich verenigden.
3. Bij staking van stemmen beslist het lot.
4. Indien geen tegenkandidaten zijn gesteld, kan de kandidaat bij acclamatie worden gekozen.

In geval van ontbinding van de vereniging dienen eventuele tekorten door de leden te worden aangezuiverd.

Voor zover in van toepassing zijnde reglementen niet anders wordt bepaald, wordt gespeeld volgens de geldende internationale spelregels van de Wereldschaakbond (FIDE), waarvan een exemplaar steeds op de speelavonden aanwezig dient te zijn.

1. Alle nadere reglementen en bepalingen, die op bepaalde soorten wedstrijden van toepassing zijn, zijn voor alle leden bindend.
2. Alle onderhavige reglementen en bepalingen dienen ter kennis van de leden te worden gebracht.

1. Voor de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar dient door het bestuur een reglement voor de interne wedstrijden aan de Algemene Ledenvergadering te worden voorgelegd.
2. Dit reglement dient in elk geval de bepalingen te bevatten omtrent:
   1. het aantal deelnemers per groep
   2. het speelsysteem
   3. het speeltempo
   4. de promotie- en degradatieregeling

1. In geval van geschillen bij wedstrijden of in gevallen waarin een onderhavig reglement niet voorziet, beslist de wedstrijdleider.
2. Is men het met de beslissing van deze functionaris niet eens, dan staat beroep open bij het bestuur. Zulk een beroep dient binnen acht dagen schriftelijk en met redenen omkleed bij de secretaris te worden ingediend. Een afschrift van het beroep dient tegelijkertijd rechtstreeks aan de wedstrijdleider te worden gezonden.

1. Behalve de in Artikel 29 genoemde kascommissie kunnen ter behartiging van bepaalde belangen of ter uitvoering van bepaalde opdrachten, door de Algemene Ledenvergadering speciale commissies worden ingesteld.
2. Bij de benoeming van een commissie dient een door de Algemene Ledenvergadering goed te keuren taakomschrijving te worden opgesteld, waarin de opdracht aan en de bevoegdheden van de betreffende commissie nauwkeurig worden geregeld.
3. De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan de Algemene Ledenvergadering, welke tevens het recht bezit eerder gevormde commissies te ontbinden.

1. Ter uitvoering van bepaalde bestuurstaken of ter advisering van het bestuur, kunnen door het bestuur speciale werkgroepen worden ingesteld.
2. De werkgroepen zijn verantwoordelijkheid schuldig aan het bestuur, hetwelke tevens het recht bezit eerder gevormde werkgroepen te ontbinden.

Na beëindiging van een bepaalde opdracht en na het afleggen van verantwoordiging worden de in Artikel 39 genoemde commissies alsmede de in Artikel 40 genoemde werkgroepen geacht te zijn ontbonden.

1. Het bestuur heeft de bevoegdheid om de in Artikel 39 genoemde commissies of enig lid daarvan tot aan de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering te schorsen, wanneer deze zijn taak niet of niet naar behoren uitvoert.
2. Om dezelfde reden kan het bestuur een lid van een werkgroep van zijn taak in de werkgroep ontheffen.
3. In de Algemene Ledenvergadering wordt definitief beslist over de schorsingen zoals bedoeld in lid 1.
4. Iedere commissie of werkgroep benoemt uit zijn midden een voorzitter, die de bijeenkomsten leidt en de werkzaamheden regelt.
5. De bijeenkomsten van de commissies of werkgroepen kunnen door of vanwege de voorzitter van het bestuur worden bijgewoond.

1. Door de vereniging worden wekelijks op een vaste dag bijeenkomsten gehouden, die op een vaste tijd aanvangen.
2. Deze dag en het aanvangsuur worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering.
3. Om deel te nemen aan uitgeschreven wedstrijden dienen de leden op het vastgestelde aanvangsuur aanwezig te zijn.
4. Het bestuur heeft de bevoegdheid voor jeugdige leden een sluitingsuur vast te stellen, zowel collectief als individueel.

1. Toegang tot het verenigingslokaal hebben leden, ereleden en diegenen, wier aanwezigheid noodzakelijk is wegens verplichtingen aan hogere organen in de schaakwereld.
2. Voor toelating van andere personen is toestemming van het bestuur vereist.
3. Door de leden kunnen gasten worden geïntroduceerd, onder voorbehoud van door het bestuur op te leggen beperkingen.
4. De leden zijn aansprakelijk voor de door hen geïntroduceerde gasten.

Alle onkosten, die een functionaris of een lid maakt ter vervulling van een aan hem opgedragen speciale taak, worden door de vereniging vergoed.

Alle officiële mededelingen dienen steeds ter kennis van alle leden te worden gesteld.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Algemene Ledenvergadering. In spoedeisende gevallen beslist het bestuur, dat daarvan op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering mededeling doet.

Dit reglement is bindend vastgesteld door een daartoe gehouden Algemene Ledenvergadering op 27 april 1971 en laatstelijk gewijzigd op de Algemene Ledenvergadering gehouden op 5 september 2000.